Et økonomisystem er vigtig for din forretning. Det er det, der gør, at du kan sende ordrebekræftelser, fakturaer, tilbud osv. til dine kunder.

I et økonomisystem kan du også få styr på din virksomhed ved at have overblikket over indbetalinger, udbetalinger, bankposter, ordrer, fakturaer – både fra leverandører og til kunderne, betalingsfrister, løn til medarbejdere, kontaktdata på kunder og potentielle kunder osv. Kort sagt hjælper programmet dig med at holde styr på om du skylder penge til leverandører, og om du får betaling fra kunderne. Med programmet har du også styr på regnskabet, moms, bilag og årsafslutning.

Der findes flere forskellige softwareprogrammer til at håndtere økonomien. Man kan vælge online systemer, som kun rummer funktionalitet til at styre debitorer og kreditorer. Men der findes også større økonomisystemer som også kan håndtere tilbud, ordrer, lager, CRM, produktion mv.

Disse systemer kaldes ERP systemer, og her vælger mange virksomheder det program, der kaldes Microsoft Dynamics 365 Business Central. Det er grundlæggende bygget op som et økonomisystem, men det kan meget mere end det. Det er et system, hvor alle medarbejdere i virksomheden kan arbejde med deres opgaver. Hvad end det er indtastning af ordrer, pluk på lager, indkøbsdisponering, tilbud og kontaktdata til potentielle kunder, segmentering af kunder og emner, styring af opgaver hvor både arbejdstimer, udstyr og materiel skal indgå. Business Central er et stærkt program til økonomistyring fordi det kan rumme flere regnskaber, håndtere intercompany, dimensioner, fordeling af økonomi i forhold til afdeling, sælgere mv. Programmet kan også opsættes til at håndtere flere valuta og momsregler afhængig af om man handler med andre lande.

Bogholderens foretrukne

Business Central foretrækker de fleste bogholdere at arbejde med. Business Central har eksisteret siden 1990’erne, og derfor har de fleste bogholdere erfaring med at arbejde med programmet. Programmet har tidligere heddet Navision. Business Central er et ERP program, som så rigeligt dækker funktionerne over hvad et økonomisystem skal kunne. Men programmet giver også mulighed for at alle medarbejdere kan arbejde i det samme system og dermed har adgang til samme data. Som medarbejder er du derfor ikke afhængig af at spørge f.eks. en bogholder om udestående hos en kunde eller en sælger om kontaktdata til en anden kunde. Du kan slå det hele op i ERP systemet.

Det samme er gældende, hvis du vil se status på en ordre eller hvor mange varer, der er på lager. Det kan du se i Business Central.

Har din virksomhed kun brug for at kunne sende fakturaer og have styr på regnskabet, moms og bankposteringer så er et mindre økonomisystem fint dækkende. Her er det også godt at kigge på udgifterne til dette softwareprogram. Man kan ikke komme udenom at et ERP program er dyrere, både i indkøb og drift samt vedligehold.