Det kan være, at du har hørt begrebet før, men endnu ikke er helt sikker på, hvad er EDI? Og hvorfor er det vigtigt? I dette indlæg vil vi komme nærmere ind på, hvad EDI helt er, og hvorfor din virksomhed bør stærkt overveje det.
Ny standard for elektronisk kommunikation
EDI står for Electronic Data Interchange (elektronisk dataudveksling). Det er en udveksling af forretningsdokumenter fra computer til computer i et standardiseret format. EDI gør det muligt for virksomheder at automatisere deres transaktioner, hvilket fremskynder processen og mindsker risikoen for fejl.
Der kan være mange fordele ved at bruge en EDI-standard til jeres elektroniske udveksling. Nedenfor kommer vi med nogle forskellige grunde til, hvorfor ud bør overveje at bruge EDI.
Eksisteret siden 1960’erne
EDI har eksisteret i et stykke tid nu. Faktisk blev de første EDI-standarder udviklet i 1960’erne af FN. I de seneste år er EDI blevet mere og mere populær, da flere og flere virksomheder søger måder at strømline deres aktiviteter og reducere omkostningerne på
Mange virksomheder bruger EDI til at udveksle:
- Fakturaer
- Købsordre
- forsendelsesmeddelelser
- og andre dokumenter.
Bedre udveksling af dokumenter
Tidligere udvekslede virksomheder dokumenter som købsordrer og fakturaer via fax eller post. Dette var tidskrævende og fejlbehæftet. Med EDI udveksles dokumenterne elektronisk, hvilket er hurtigere og mere præcist.
EDI kan bruges til at udveksle alle typer forretningsdokumenter, men det er mest almindeligt anvendt til transaktionsdokumenter. EDI kan anvendes enten direkte mellem virksomheder eller gennem et mellemled som f.eks. et Value-Added Network (VAN).
En løsning med muligheder
Virksomheder, der anvender EDI, har normalt software, der oversætter deres forretningsdokumenter til det standardiserede format. De har også software, som gør det muligt for dem at udveksle dokumenter med deres handelspartnere.
Nogle virksomheder anvender webbaserede EDI-løsninger, som ikke kræver nogen softwareinstallation. Webbaserede EDI-løsninger er ofte billigere og lettere at bruge end traditionelle EDI-løsninger.
Forbedre udvekslingsprocesser
EDI eliminerer fejl, forbedrer effektiviteten og reducerer de omkostninger, der er forbundet med traditionelle papirbaserede dataindtastnings- og udvekslingsmetoder.
Et standardformat, der samler det hele
EDI er vigtigt, fordi det giver virksomheder mulighed for at udveksle oplysninger elektronisk i et standardformat. Dette eliminerer fejl, forbedrer effektiviteten og reducerer de omkostninger, der er forbundet med traditionelle papirbaserede dataindtastnings- og udvekslingsmetoder.
Sådan kommer du godt i gang med EDI
Hvis du gør forretninger med store virksomheder, er der stor sandsynlighed for, at de kræver EDI til transaktioner. Og selv hvis du ikke bruger EDI i øjeblikket, er det en god idé at være bekendt med det grundlæggende, hvis du får brug for det i fremtiden.
Der findes mange forskellige EDI-softwareløsninger på markedet, så det er vigtigt at foretage din research og vælge den rigtige løsning for dig. Når du har valgt en softwareløsning, skal du oprette en konto hos en EDI-tjenesteudbyder. Dette er en virksomhed, der har specialiseret sig i at håndtere EDI-transaktioner fx Postnord Strålfors.